Perché vietare il Self Check-in negli Affitti Brevi non ha alcun senso

Introduzione

Negli ultimi anni, il self check-in è diventato una soluzione sempre più diffusa nel mondo degli affitti brevi. Grazie a strumenti come keybox e tecnologie come serrature smart, i proprietari e i gestori possono offrire un accesso comodo e flessibile agli ospiti, migliorando l’esperienza complessiva del soggiorno. Tuttavia, alcune normative e restrizioni stanno mettendo in discussione questa pratica, sollevando dibattiti sulla sua utilità e sicurezza.

La circolare del Ministero dell'Interno n. 38138 del 18 novembre 2024 stabilisce che l'identificazione degli ospiti nelle strutture ricettive debba avvenire di persona, escludendo l'uso di sistemi per automatizzare il processo, come software per il check-in online, giustificando l'obbligo per garantire una verifica diretta dell'identità degli ospiti e assicurare la sicurezza pubblica.

Perché non ha senso vietare il self check-in? Analizziamo i punti chiave.

1. Il Self Check-in Garantisce Flessibilità per Ospiti e Proprietari

Uno dei principali vantaggi del self check-in è la flessibilità che offre agli ospiti. Non tutti i viaggiatori possono rispettare orari rigidi per il check-in di persona, specialmente se arrivano tardi la sera o hanno imprevisti durante il viaggio. Con il self check-in, gli ospiti possono accedere alla proprietà in autonomia, senza la necessità di coordinarsi con il gestore, rendendo il processo più fluido e conveniente. Inoltre permette loro di avere scelta sulle strutture ricettive, in quanto se un host non ha la possibilità di organizzare il check-in, l'ospite potrebbe non accettare le condizioni dell'alloggio di suo interesse e cambiare opzione (o destinazione) causando una potenziale riduzione del turismo.

Per i proprietari, il self check-in riduce il carico gestionale, consentendo di ottimizzare il tempo, di gestire più proprietà senza doversi recare fisicamente sul posto per ogni check-in e ridurre notevolmente i costi. Vietarlo significherebbe imporre limiti che non riflettono le esigenze reali di chi opera nel settore.

2. La Sicurezza Non Può Essere Garantita Al 100% In Nessun Caso

Un argomento spesso utilizzato contro il self check-in riguarda la sicurezza e il controllo degli ospiti. Tuttavia, esistono soluzioni pratiche per aumentare notevolmente la sicurezza senza rinunciare al self check-in. Ad esempio:

• La verifica dei documenti può essere effettuata in anticipo, tramite software all'avanguardia che richiedono dati e prove dell'autenticità dei documenti, soggetti al controllo dell'host.

• Le piattaforme come Airbnb richiedono profili verificati e recensioni, offrendo un primo livello di screening degli ospiti.

• I sistemi di serrature smart permettono di monitorare gli accessi e garantire che solo gli ospiti autorizzati entrino nella proprietà.

Imporre un divieto al self check-in invece di regolamentarlo rischia di ignorare queste tecnologie già disponibili e utilizzabili in modo sicuro e compromette la salute di centinaia di imprese che vivono di software e tecnologie destinate ad evolvere l'accesso agli alloggi.

Ragioni per cui il check-in di persona non aumenta la sicurezza:

• L'accoglienza e la verifica di persona non migliora il controllo, ma bensì potenzialmente può essere peggiore, infatti l'host che tocca con mano i dati e documenti degli ospiti non ha le competenze per determinare se siano reali o falsificati, rendendo inutile la presenza.

• L'host non potrà fare fotografie dei documenti degli ospiti, perché la conservazione di essi viola la loro privacy, di conseguenza, già titubanti di aver consegnato i propri dati ad una persona sconosciuta, potrebbero richiedere l'invio sul posto alla questura e la cancellazione delle suddette fotografie immediata per tutelarsi, causando spiacevoli inconvenienti quali invii erronei dei dati, discussioni con gli host e via discorrendo. Problemi che un software qualunque risolve facilmente, perché permette lo stesso identico controllo (e talvolta migliore grazie a funzioni all'avanguardia di accertamenti automatici) ma può conservare alcuni dati per l'archiviazione, escludendo le fotografie e i dati più sensibili, permettendo così nuovi accertamenti futuri e verifiche di corretto invio.

• Non è possibile verificare che il numero di ospiti che hanno prenotato corrispondano a quelli che realmente si presenteranno, in quanto dopo l'accoglienza potrebbero in ogni caso invitare persone aggiuntive senza che l'host possa farci nulla. L'uso di telecamere interne è vietato e nella maggior parte dei casi anche quello all'esterno. Ma se anche non fosse così, l'host non avrebbe le risorse necessarie per controllare 24/24h gli ospiti.

3. Impatto Negativo sull’Esperienza degli Ospiti

Molti viaggiatori scelgono affitti brevi proprio per la loro comodità e flessibilità, aspetti che vengono rinforzati dal self check-in. Vietare questa opzione potrebbe scoraggiare gli ospiti e spingerli verso altre soluzioni e destinazioni, e difficilmente le soluzioni saranno hotel, perché si tratta di offerte completamente diverse. Gli ospiti che cercano una casa a lungo termine difficilmente sceglieranno una stanza. Il mercato degli affitti brevi deve adattarsi alle esigenze dei viaggiatori moderni, e il self check-in è parte integrante di questa evoluzione.

4. Non Tutti i Check-in di Persona Aggiungono Valore

Il check-in di persona è indubbiamente importante in alcune situazioni, ad esempio per ospiti di alto livello o per immobili di lusso che richiedono un’esperienza personalizzata. Tuttavia, per molte proprietà standard, un check-in di persona non aggiunge valore significativo e può risultare un’inutile complicazione sia per l’ospite che per il gestore.

Quanto Costa Vietare il Self Check-in alle Imprese e all’Economia?

L’imposizione di restrizioni sul self check-in non si limita a complicare la gestione degli affitti brevi, ma ha un impatto economico significativo sia per le imprese che per il mercato turistico nel suo complesso. Ecco perché questa misura può avere risvolti negativi:

Costi Diretti per i Gestori e i Proprietari

• Maggiore impiego di risorse: Le imprese e i gestori dovrebbero impiegare personale dedicato per ogni check-in, aumentando i costi operativi. Questo è particolarmente oneroso per chi gestisce più proprietà o immobili in località remote.

• Riduzione della competitività: Le aziende che non possono garantire check-in flessibili rischiano di perdere prenotazioni, soprattutto da ospiti con orari di arrivo irregolari o in tarda serata.

• Investimenti vanificati: Molti proprietari hanno già investito in tecnologie come serrature smart e keybox per migliorare l’efficienza. Vietare il self check-in significa rendere inutilizzabili queste soluzioni.

Per un appartamento classico, pagare una persona per consegnare fisicamente le chiavi di casa agli ospiti di ogni prenotazione può costare dai 20 ai 30 euro a check-in (senza considerare ritardi o orari notturni che possono far lievitare il prezzo fino al +70%) e per una struttura ricettiva aperta tutto l'anno il numero di prenotazioni può variare da 90 a 130 in un anno. Tutto ciò significa che il costo può variare da circa 1800 euro l'anno fino a 3500 euro, per una struttura ben organizzata e strutturata può significare erodere gli utili (o guadagni) da un 20% ad un 40%.

Impatto Economico sul Settore Turistico

• Aumento dei prezzi: Le strutture che disporranno di check-in fisico avranno un costo maggiore in quanto l'attività di consegna delle chiavi e di verifica dei documenti sarà completamente manuale.

• Calo delle prenotazioni generale: I viaggiatori che scelgono gli affitti brevi per la loro flessibilità potrebbero optare per altre destinazioni o scegliere di non viaggiare proprio, penalizzando il mercato degli affitti brevi italiano.

• Perdita di attrattività internazionale: In un contesto globale, limitare il self check-in rende il mercato italiano meno competitivo rispetto ad altri paesi che promuovono pratiche più moderne e flessibili.

• Effetto domino sulle imprese locali: Un calo nelle prenotazioni si traduce in meno ospiti che consumano nei ristoranti, acquistano nei negozi o usufruiscono dei servizi nelle località turistiche, con ripercussioni sull’intera economia locale.
  

Un Rallentamento dell’Innovazione

Vietare il self check-in frena l’adozione di tecnologie innovative che potrebbero rendere il settore degli affitti brevi più efficiente e allineato alle esigenze dei viaggiatori moderni. Questo limita le opportunità di crescita per le imprese e l’ecosistema tecnologico legato al turismo.

Conclusioni e soluzioni

Vietare il self check-in negli affitti brevi è una misura che non tiene conto delle esigenze del mercato e delle tecnologie disponibili. Invece di imporre divieti, sarebbe più utile regolamentare, semplificare e promuovere buone pratiche, garantendo sicurezza e flessibilità senza compromettere l’esperienza degli ospiti. Il self check-in non è solo una comodità, ma una necessità in un settore che si evolve rapidamente verso soluzioni più innovative e orientate al cliente.

Cosa posso fare io come host per risolvere il problema e continuare la mia attività?

La circolare non sembra vietare esplicitamente l'uso delle keybox, cassette di sicurezza o strumenti di accesso intelligenti, e come host puoi adottare diverse strategie per affrontare le restrizioni sul self check-in, garantendo al contempo conformità normativa e un’esperienza positiva per gli ospiti. Prima di tutto, puoi organizzare la verifica dei documenti di persona presso una sede diversa dall’immobile, ad esempio presso un ufficio o un punto di accoglienza, e successivamente abilitare il self check-in con un keybox o una serratura smart.
In alternativa, puoi utilizzare strumenti digitali per raccogliere e verificare i documenti prima dell’arrivo, assicurandoti di raccogliere i dati per l'invio al portale Alloggiati Web e organizzare con collaboratori un secondo controllo in presenza per poi procedere all'invio.
Infine, è importante collaborare con altri host e associazioni di categoria per sensibilizzare le autorità sulla necessità di regolamentazioni flessibili che permettano di conciliare innovazione e sicurezza.

Hai un immobile adatto agli affitti brevi? Contattaci per ottenere la tua valutazione gratuita!